1.确定宴请的时间、地点
宴请的时间应对主、客双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间。注意不要选择对方的重大节日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。宴请的地点可分为两种情况：如是官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行；其余单位宴请则按活动性质、规模大小、形式等实际可能而定。
2.确定宴请对象、规格和范围
其依据是宴请的性质、目的、主宾人的身份、国际惯例及经费等。
3.邀请
宴会邀请一般均发请柬，亦有手写短笺、电话邀请。邀请不论以何种形式发出，均应真心实意、热情真挚。
请柬内容包括活动时间及地点、形式、主人姓名。行文不用标点符号，其中人名、单位名、节日和活动名称都应采用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上）,主姓名放在落款处。请柬格式与行文方面，中外文本的差异较大，注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可手写，手写字迹要美观、清晰。
请柬信封上被邀请人的姓名、职务要书写准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，我国而如遇需凭请柬入场的场合则每人一张。正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注上席次号。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以便调整席位。
请柬一般提前一周至二周发出。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬，在请柬右上方或下方注上"To remind"（备忘）字样。需安排座位的宴请活动，应要求被邀者答复能否出席。请柬上一般注上R.S.V.P.（请答复）法文缩写字样，并注明联系电话，也可用电话询问能否出席。
下面介绍几种请柬格式：
（1）正式宴会请柬
例一：
为欢迎×××州长率领的美国×××州友好代表团访问杭州谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××饭店××阁举行酒会
敬请光临
R.S.V.P
浙江省人民政府
例二：
为××××先生谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××宾馆××楼举行宴会
敬请光临
××××公司
总经理××
（2）普通请束
谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××饭店举行宴会
敬请光临
敬请回复 ×××
电话：××××××× （主人姓名）
（3）英文请柬例一：
邀请参加活动的正式请柬
On the occasion of tde 45th anniversary of
the founding of the People's Republic of China
Zhejiang Provincial People's Government
requests the pleasure of your company
at a National Day reception
on 29th September（Thursday）,1994
at 6:00p.m.
In the Banquet Hall,Villa 1
XiZi Guest Hotel
R.S.V.P. Tel:×××××××
Dress:Formal
注：左下角"R.S.V.P."表示请回复，右下角为联系电话，"Dress:Formal"表示请着礼服。
敬请光临
浙江省人民政府
例二：邀请参加活动的非正式请柬
Mr. Zhong Hua
requests the pleasure of the company of
miss Li Ling
at a tea party
in the Staff Restaurant of
The Hangzhou University
on Monday,September 21th,1995
fro20:00 to 21:00
钟华先生定于一九九五年九月二十一日（星期四）晚8时至9时在杭州大学教工餐厅举行茶会
敬请光临
李铃小姐
4.订菜
宴请的菜谱根据宴请规格，在规定的预算标准内安排。选菜不应以主人的喜好为标准，主要考虑主宾的口味喜好与禁忌。菜的荤素、营养、时令与传统菜及菜点与酒品饮料的搭配要力求适当、合理。不少外宾并不喜欢我国的山珍海味。地方上宜以地方食品招待，用本地名酒。菜单经主管负责人同意后，即可印制，菜单一桌备二至三份，至少一份。
5.席位安排
总的原则，既要按礼宾次序原则作安排，又要有灵活性，使席位安排有利于增进友谊和席间的交谈方便。
正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左近。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按各人本身的职务排列，以便于谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。礼宾顺序并不是排席位的唯一依据，尤其是多边活动，，政见分歧大，两国关系紧张的要尽量避免安排在一起。此外还要适当照顾到各种实际情况。席位排妥后要着手写座位卡。我方举行的宴会，中文写在上面，外文写在下面。
6.现场布置
宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、大方，不宜用霓虹灯作装饰，可用少量鲜花（以短茎为佳）、盆景、刻花作点缀。如配有乐队演奏席间乐，乐队不要离得太近，乐声宜轻。最好能安排几曲主宾家乡乐曲或他（她）所喜欢的曲子。
一般说来，宴会可用圆桌，也可用长桌或方桌，一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。冷菜会的菜台用长方桌；而酒会一般摆设小圆桌或茶几。宴会休息厅通常放小菜几或小圆桌。
7.餐具的摆放
根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐具上的一切用品均要清洁卫生，桌布、餐巾都应浆洗洁白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴用之前应洗净擦亮。
中餐具的摆放。中餐用筷子、盘、碗匙、小碟等。小杯放在菜盘上方。右上方放酒杯，酒杯数与所上酒的品种相同。餐巾叠成花插在水杯中，或平放于菜盘上。我国宴请外国宾客，除筷子外，还摆上刀叉。酱油、醋、辣油等佐料，通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座，其中一套放于主人面前。餐桌上应备有烟灰缸、牙签。
西餐具的摆放。西餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀、奶油刀、水果刀，叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉，匙有汤匙、茶匙等，杯有茶杯、咖啡杯、水杯、酒杯等。会上有几道酒，就配有几种酒杯。公用刀叉规模一般大于食用刀叉。西餐具的摆法是：
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